Lavoro

Lavoro a Firenze per Document Management Officer presso EUI – European University Institute

Redazione

Sei laureato in archivistica e vorresti lavorare in una giovane comunità di studenti e ricercatori? Candidati per entrare a far parte del team dell’European University Institute come Document Management Officer

 

 

 

Dove: Firenze, Italia

 

 

Descrizione dell’ente

L’European University Institute (EUI) è un centro internazionale per gli studi di dottorato e post-dottorato e per la ricerca situato sulle colline fiorentine. Fondato nel 1972, il centro oggi ospita nei suoi quattro dipartimenti – Economia, Storia e Civilizzazione, Giurisprudenza e Scienze Politiche e Sociali –  studenti provenienti da più di 60 paesi.

 

A gestire e curare la manutenzione di tutti gli edifici dell’EUI è il Real Estate and Facilities Service. L’obiettivo del REFS è di rendere il soggiorno dei visitatori il più confortevole e funzionale possibile, sviluppando i servizi disponibili ed implementando piani per la crescita sostenibile.

 

 

Il REFS si occupa della gestione quotidiana dell’EUI, svolgendo mansioni che vanno dalla gestione delle mense e la manutenzione ordinaria fino all’organizzazione di sale conferenza e allo svolgimento di lavori di traduzione.

 

 

 

Descrizione dell’offerta

Il REFS è alla ricerca di un Document Manager Officer (DMO), che sarà responsabile dell’elaborazione di nuove politiche e procedure per la gestione dei documenti, della gestione degli strumenti e dei sistemi per la raccolta di documenti e registri e della diffusione di servizi informativi per i dipartimenti dell’EUI.

 

Il candidato avrà la possibilità di lavorare in un ambiente internazionale e circondato da una stimolante comunità di giovani studenti e ricercatori. Al DMO sarà inoltre data la possibilità di accesso a tutti i servizi offerti dalla struttura.

 

 

 

Mansioni e Responsabilità

  • Identificare, esaminare e valutare le più importanti pubblicazioni e tendenze della professione di gestione dei documenti con particolare attenzione per le attività delle istituzione UE
  •  Valutare regolarmente norme di gestione dei documenti dell’EUI, esaminando gli schemi di classificazione di sicurezza e testando gli audit trails
  • Essere propenso ad imparare a utilizzare nuove tecnologie mantenendosi in continuo contatto con il servizio informatico del centro e di compagnie esterne per garantire la manutenzione del sistema
  • Gestione del budget assegnato
  • Sviluppare nuove politiche di gestione dei documenti
  • Cooperare con lo staff amministrativo per organizzare gli archivi centrali dell’EUI secondo le norme stabilite
  • Gestire i vari sistemi elettronici di raccolta dati e renderli accessibili allo staff
  • Fornire regolare formazione e assistenza per tutto lo staff dell’amministrazione e delle unità accademiche a riguardo della gestione dei documenti
  • Riferire gli sviluppi del proprio lavoro direttamente al direttore del REFS
  • Sviluppare e gestire i contenuti delle pagine web del programma di gestione dati dell’EUI

 

 

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Requisiti

Il candidato dovrà essere in possesso dei seguenti requisiti:

  • essere cittadino dell’UE
  • avere una laurea in Archivistica o Gestione dei Documenti 
  • avere almeno tre anni di esperienza nel settore di gestione dei documenti
  • saper utilizzare gli strumenti informatici necessari alla gestione dei documenti
  • possedere la conoscenza delle disposizioni relative alla sicurezza delle informazioni e alla protezione dei dati personali
  • avere un eccellente livello di conoscenza delle lingua inglese sia nello scritto che nel parlato (C1 o maggiore)
  • essere affidabile e saper lavorare in un ambiente internazionale
  • avere buone capacità organizzative e comunicative
  • saper lavorare in maniera collaborativa e costruire forti legami lavorativi

 

 

 

Condizioni economiche

  • Stipendio mensile di circa 2,970 euro mensili
  • Contratto di quattro anni, con possibilità di rinnovo per altri due
  • I lavoratori possono avere diritto a diverse indennità
  • Piano pensionistico dell’EUI
  • Orari di lavoro flessibili

 

 

 

Maggiori informazioni

Per ulteriori informazioni consultare il sito Euractiv ed i seguenti allegati: Allegato IAllegato II

 

 

 

Guida alla candidatura

E’ possibile mandare la propria candidatura tramite la pagina web dedicata dell’EUI

 

 

Scadenza

30 Novembre 2020

 

 

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